Кадровый учёт · 23.08.2026
Кадровый учёт для малого бизнеса: с чего начать
Кадровый учёт для малого бизнеса обычно откладывают до первой проверки или первого конфликта с сотрудником. Проблема в том, что восстановить его задним числом почти невозможно: документы, которые должны были быть подписаны при приёме, подписать спустя год уже нельзя.
Что входит в кадровый учёт
Кадровый учёт — это не только трудовые договоры. Он охватывает весь жизненный цикл трудовых отношений:
- оформление приёма, перевода и увольнения работников;
- ведение личных дел и учёт персональных данных;
- учёт рабочего времени и табелирование;
- расчёт заработной платы, отпускных, больничных и компенсаций;
- исчисление и уплата обязательных отчислений и взносов;
- представление отчётности по работникам в установленные сроки.
Документы при приёме сотрудника
Минимальный комплект, который должен появиться в день приёма, а не позже:
- трудовой договор в письменной форме, подписанный обеими сторонами;
- приказ о приёме на работу;
- должностная инструкция или описание трудовой функции;
- согласие на обработку персональных данных;
- документы об ознакомлении с внутренними правилами и по охране труда.
Что нужно вести постоянно
Ошибка малого бизнеса — считать кадровый учёт разовым действием при найме. Постоянно ведутся табель учёта рабочего времени, график отпусков и график их фактического использования, а также документы по каждому изменению условий: перевод, изменение оклада, совмещение.
Отдельная зона риска — отпуска. Неиспользованные дни накапливаются и при увольнении превращаются в компенсацию, которую придётся посчитать и выплатить. Если учёта не было, посчитать корректно уже не из чего.
Зарплата и обязательные отчисления
Расчёт заработной платы — это не одна операция, а несколько связанных: начисление, удержания, исчисление платежей за счёт работодателя и платежей, удерживаемых из дохода работника.
К обязательным относятся пенсионные взносы, социальные отчисления, отчисления и взносы на обязательное социальное медицинское страхование, а также индивидуальный подоходный налог, по которому работодатель выступает налоговым агентом. Ставки и предельные величины периодически меняются — считать нужно по норме, действующей на дату начисления, а не по прошлогоднему шаблону в таблице.
Что смотрят при проверке
Проверяющие обычно идут по одной и той же логике: сначала сверяют перечень фактически работающих людей с оформленными договорами, затем смотрят табели и соответствие им начислений, затем — полноту и своевременность отчислений.
Самое дорогое нарушение — работа без оформления. Доначисления считаются по всей сумме выплат за период, и добавляются санкции. Экономия на оформлении одного сотрудника при проверке обходится дороже, чем год ведения кадрового учёта на аутсорсе.
Частые вопросы
Нужен ли кадровый учёт, если сотрудник один?
Да. Объём обязанностей не зависит от численности: трудовой договор, приказ, табель, расчёт и отчисления требуются и при одном работнике.
Можно ли оформить сотрудника договором ГПХ вместо трудового?
Только если отношения действительно гражданско-правовые: разовый результат, отсутствие подчинения внутреннему распорядку и рабочего места. Подмена трудовых отношений договором ГПХ при проверке переквалифицируется с доначислениями.
Что делать, если кадровые документы не велись?
Начать с инвентаризации: кто фактически работает, с какого времени, что подписано. Часть документов оформляется текущей датой, часть восстановить нельзя — тогда задача сводится к минимизации риска. Это стоит обсудить до проверки, а не после.
